Trabalhando com Comissões

O dksoft gera e controla comissão para os funcionários com base nas matriculas realizadas.
Nesta página explicamos como configurar, gerenciar, consultar e realizar os pagamentos das comissões. É importante atentar-se aos detalhes quando se trabalha com comissão, pois uma pequena alteração errada irá causar resultados errados, como por exemplo valores de comissão maior (ou menor) do que o real.

Visão geral

• As comissões são geradas no ato da matricula
• Os valores podem ser definidos para cada funcionário, ou por pacote.
• Quando o aluno pagar a entrada ou primeira parcela, a comissão é liberada para o funcionário
• Em um relatorio geral poderá visualizar as comissões liberadas, e fazer o pagamento.

Como funciona?

As comissões no DKSOFT são geradas juntamente com as parcelas, no ato da matricula, a comissão gerada fica PENDENTE, ou seja, ainda não pode ser paga para o funcionário. Quando o aluno fizer o pagamento da entrada ou da primeira parcela, a comissão é LIBERADA, e com isso o pagamento da comissão pode ser feito para o funcionário.
A tabela abaixo resume este processo em 3 passos simples:

Ação	Efeito
Aluno faz matricula	Gera comissão pendente
Aluno paga parcela	A comissão é liberada
Comissão é paga ao funcionário	Sistema gera a saída do dinheiro

Configuração

É necessário fazer duas configurações de comissão no dksoft:

• Uma para identificar após o pagamento de qual parcela a comissão será liberada para o funcionário;
  
• Outra para identificar o valor da comissão a ser paga.

Liberação

Por padrão o dksoft vem configurado para liberar as comissões após o pagamento da primeira parcela, mas pode alterar para que sejam liberadas após o pagamento da entrada.
Para isto, siga os passos abaixo:

1. Abra o menu Escola -> Parâmetros -> Parâmetros Escolares
2. Altere para a aba Finanças -> sub-aba Comissões
3. Marque a opção desejada: Entrada ou Primeira Parcela

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  Passo 1

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  Passo 2

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  Passo 3

Liberação em outra parcela

Eventualmente, pode querer que a comissão seja liberada para o funcionário após o pagamento de alguma outra parcela, ao invés do padrão na primeira parcela ou entrada. Siga os passos abaixo para fazer esta alteração:

CUIDADO!: Este procedimento deve ser feito em uma matricula que a comissão ainda não foi liberada. Se fizer em uma matricula em que a comissão já foi liberada, ela NÃO voltará para pendente.

1. Vá na tela de pagamentos do aluno: Menu alunos -> alunos
2. Altere para a aba pagamentos
3. Clique com o botão direito sobre a parcela em que quer que a comissão seja liberada
4. Escolha a opção "Liberar comissão somente após o pagamento da parcela selecionada"

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  Passo 1

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  Passo 2

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  Passos 3 e 4

Valor das comissões

Existem duas formas de se configurar os valores das comissões: por funcionário, ou pelo plano de pagamento. Ressaltamos que esta configuração será válida apenas para as próximas matriculas, todas as que já foram feitas anteriormente não serão afetadas.
Alguns pontos a se atentar ao fazer esta configuração:

• Para que o funcionário receba comissão, ele precisa estar marcado com a opção "Aparecer para efetuar matricula"
• É imprescindível que o funcionário seja vinculado corretamente como atendente ou vendedor no ato da matricula.

Por funcionário

Para configurar a comissão por funcionário, siga os seguintes passos:

1. Menu escola > Colaboradores > Funcionários
2. Selecione o funcionário e clique no botão "Alterar"
   • Em seguida, clique na sub aba "Comissões"
3. Nesta tela que serão configurados os parâmetros da comissão para o funcionário.

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  Passo 1

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  Passo 2

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  Numeração dos campos

Abaixo vamos descrever cada um dos campos existentes na tela, e explicar como cadastrar corretamente.

1 - Aparecer para efetuar matrícula

1 - Aparecer para efetuar matrícula

Marcando esta opção, o funcionário aparecerá na tela de matrícula para ser vinculado como atendente e/ou vendedor. Os funcionários que estiverem cadastrados no dksoft que não fazem matriculas (Por exemplo: professores, faxineiros, segurança, etc) não devem ter este campo habilitado, desta forma a listagem de funcionários fica menor e evita erros na hora da matricula.

2 - Tipo de Comissão

2 - Tipo de Comissão

• Valor Fixo

A comissão gerada terá sempre o mesmo valor a cada matrícula. (O valor será estipulado no campo número 6)

• Percentual

A comissão gerada será uma porcentagem de outro valor. (que será definido nos passos número 3 e 6)

3 - Calcular comissão sobre

3 - Calcular comissão sobre

Observação: Esta opção é habilitada somente se no passo anterior foi selecionado tipo de comissão Percentual.

Neste campo irá selecionar com base em qual valor será retirado uma determinada porcentagem para a comissão, dentre as seguintes opções:

• Entrada

Valor pago no ato da matricula

• Valor total do pacote

Soma de todas as mensalidades (não inclui a entrada)

• Primeira parcela

Apenas a primeira mensalidade

• Entrada + Valor total do pacote

Soma de todas as mensalidades incluindo a entrada

4 - Comissão

4 - Comissão

• Particular

Esta é a configuração mais comum a ser utilizada. Com esta opção marcada a comissão será gerada apenas caso o funcionário esteja vinculado como atendente ou vendedor (de acordo com o que for estipulado no próximo passo: 5).

• Em todas as vendas

Utilizando esta opção, a comissão será gerada para o funcionário mesmo se ele não tiver sido vinculado nem como atendente, nem como vendedor. Normalmente esta opção é utilizada para gerar comissão para um gerente de vendas, ou algum coordenador.

5 - Calcular comissão como

5 - Calcular comissão como

Observação: Esta opção é habilitada somente se no passo anterior foi selecionado a opção Particular.

Se no passo anterior marcou a comissão como Particular, neste passo irá selecionar em qual campo o funcionário deve estar vinculado para que a comissão seja gerada. Deve selecionar dentre as seguintes opções:

• Atendente
• Vendedor

Muita atenção neste campo, pois se na hora da matricula vincular o funcionário no campo errado, não será gerado comissão para ele, conforme exemplificado na tabela abaixo:

Opção no cadastro	Vinculado na matricula	Gera comissão?
	Atendente	Sim
	Vendedor	Não
	Atendente	Não
	Vendedor	Sim

6 - Valor

6 - Valor

Este campo sofrerá uma pequena variação na aparência de acordo o que selecionou no passo número 2, no entanto, a funcionalidade dele será a mesma para as duas situações.

• Se tiver marcado a opção Valor Fixo no passo 2, você irá informar neste campo o valor em R$ da comissão a ser gerada para o funcionário.
  
• Caso tenha marcado a opção Percentual no passo 2, neste campo deverá informar a porcentagem do que será utilizada para calcular o valor da comissão (com base na opção que escolheu no passo 3).

7 - Vincular como atendente

7 - Vincular como atendente

Limpar usuário

Passo opcional Este recurso não é obrigatório para utilização das comissões.

Nesta campo poderá selecionar um usuário cadastrado no dksoft, que será vinculado automaticamente como atendente em todas as matriculas que ele realizar, desta forma diminuindo a chance de erros, pois o funcionário não poderá selecionar outro atendente.  

• Caso queira remover o vínculo do funcionário com o usuário, clique com o botão direito sobre o campo com o nome dele -> limpar usuário.

Por plano de pagamento

É possível configurar para gerar comissão pelo plano de pagamento, entretanto, isto é uma configuração absolutamente opcional. Caso já tenha configurado a comissão para o funcionário já conseguirá gerar as comissões, analise com cuidado se realmente precisa configurar por plano de pagamento também.
Ao fazer a matricula utilizando um plano de pagamento que esteja com a opção de "Calcular comissão pelo plano de pagamento", as configurações feitas no cadastro do funcionário serão desconsideradas. Esta opção deve ser utilizada quando o valor da comissão for diferente para cada plano de pagamento.
Ex.: Se para um pagamentos parcelados é um valor de comissão, e se o aluno fizer o pagamento do curso à vista o valor da comissão é outro.

Siga os passos abaixo para realizar a configuração:

Passo Opcional! Estas configurações não são obrigatórias para utilizar as comissões.

CUIDADO!: As configurações feitas neste passo são válidas APENAS para o plano de pagamento em questão. Pode ser necessário refazer este mesmo procedimento diversas vezes, uma para cada plano de pagamento que tenha comissão diferenciada.

1. Acesse o menu Pacotes -> Pacotes
2. Selecione o pacote em questão, e clique no botão "Planos de Pagamento" (à esquerda).
3. Na nova janela que aparecerá, selecione o plano de pagamento -> clique no botão "Alterar" -> e depois na sub aba "Comissão"
   • Nesta tela você irá fazer a configuração.

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  Passo 1

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  Passo 2

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  Passo 3

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  Numeração dos campos

Nesta tela irá configurar a comissão que será gerada para este plano de pagamento. Abaixo descrevemos os cada um dos campos:

1 - Calcular comissão pelo plano de pagamento

Ativando esta opção irá habilitar os demais campos, permitindo que seja feita a configuração pelo plano de pagamento.

2 - Calcular comissão para atendente

Se esta caixa estiver marcada será gerada comissão para o atendente que for vinculado na hora da matricula.

3 - Tipo de Comissão

• Valor Fixo

A comissão gerada terá sempre o mesmo valor a cada matrícula.

• Percentual

A comissão gerada será uma porcentagem de outro valor.

4 - Valor

Este campo sofrerá uma pequena variação na aparência de acordo o que selecionou no passo número 3, no entanto, a funcionalidade dele será a mesma para as duas situações.

• Se tiver marcado a opção Valor Fixo no passo anterior, você irá informar neste campo o valor em R$ da comissão a ser gerada para o funcionário.
  
• Caso tenha marcado a opção Percentual no passo anterior, neste campo deverá informar a porcentagem do que será utilizada para calcular o valor da comissão (com base na opção que escolheu no passo 3).

5 - Calcular comissão sobre

Observação: Esta opção é habilitada somente se no passo anterior foi selecionado tipo de comissão Percentual.

Neste campo irá selecionar com base em qual valor será retirado uma determinada porcentagem para a comissão, dentre as seguintes opções:

• Entrada

Valor pago no ato da matricula

• Valor total do pacote

Soma de todas as mensalidades (não inclui a entrada)

• Primeira parcela

Apenas a primeira mensalidade

• Entrada + Valor total do pacote

Soma de todas as mensalidades incluindo a entrada

Os passos entre 2 e 5 se repetem para o cadastro de comissão para o vendedor. Com isso concluímos o cadastro de comissão por plano de pagamento.

Consultas

Caminho nos menus

Existem dois relatórios que podem ser utilizados para visualizar as comissões.
Estão no menu Finanças -> Relatórios -> Comissões:

• Controle Geral de Comissões
• Comissões por data de matricula

Controle geral Vs. por data de matrícula

A principio, os dois relatórios parecem idênticos pois possuem exatamente os mesmos campos, mas eles geram resultados diferentes.
Mas note que o nome do campo referente às datas é diferente em cada um dos relatórios:  

Atenção ao nome dos campos.

• No primeiro: Controle de Comissões por Data de Matricula, serão exibidas as comissões referentes às matriculas realizadas no período filtrado. No exemplo acima seriam exibidas todas as comissões referente às matriculas feitas entre 01/04/2014 e 09/04/2014.  
  
• No segundo: Controle Geral de Comissões, serão exibidas as comissões que foram liberadas no período filtrado, que no exemplo acima seriam entre 01/04/2014 e 09/04/2014. Note que desta forma, podem ser listadas comissões referentes à matriculas feitas em qualquer período.

Como fazer consultas?

Abaixo mostramos a tela "Controle Geral de Comissões e iremos explicar o que representa cada um dos campos. Os campos são os mesmos na tela de "Controle de Comissão por Data de Matricula", então as explicações abaixo servem para os dois relatórios.

Filtros
1 - Funcionário	Irão aparecer nesta lista todos os funcionários que tiverem com a configuração de comissão preenchidas no cadastro de funcionários. Se um funcionário foi vinculado como atendente ou vendedor em uma matricula usando comissão por plano de pagamento, ele aparecerá também nesta lista.
2 - Situação	Comissões Liberadas São as comissões que já estão disponíveis para serem pagas ao funcionário. Comissões Quitadas São as comissões que já foram pagas ao funcionário. Comissões Pendentes São as comissões que ainda não foram liberadas. Todos Exibirá todas as comissões, independente da situação.
3 - Filtrar período entre	Aqui você deve selecionar entre qual data deseja que os registros sejam exibidos. Note que na tela de controle geral a data é referente à liberação da comissão, enquanto na tela de "Controle de Comissão por Data de Matricula, o período é referente à data da matricula.
Resultados
A - Funcionário	Nome do funcionário que fez as matrículas.
B - Cargo	O cargo que está vinculado no cadastro do funcionário.
C - Total Pendente	O total de comissões pendentes para este funcionário. Referente às matriculas em que o aluno ainda não pagou a entrada ou primeira parcela.
D - Total Liberado	O total de comissões liberadas (que já podem ser pagas) para este funcionário. Valor referente às matriculas que realizou e o aluno já fez o pagamento da entrada ou primeira parcela.
E - Total Pago	O total de comissões pagas a este funcionário.
F - Matriculas Atendente	Quantidade de matriculas que o funcionário foi vinculado como Atendente.
G - Matriculas Vendedor	Quantidade de matriculas que o funcionário foi vinculado como Vendedor.
Totais
I - Valor Total Pendente	A soma do total pendente (Campo C) de todos os funcionários.
II - Valor Total Liberado	A soma do total liberado (Campo D) de todos os funcionários.
III - Valor Total Pago	A soma do total pago (Campo E) de todos os funcionários. Observação: O valor que aparecerá nestes campos é referente a todos os funcionários cadastrados, não aos funcionários em exibição. Isto é, se filtrar apenas por um funcionário, os valores que irão mostrar nos resultados serão diferentes dos valores exibidos nos totais.

Pagamento

Caminho nos menus

O pagamento das comissões é feito na mesma tela de consulta (menu Finanças -> Relatórios -> Comissões).
Nesta tela deverá selecionar o funcionário e então clicar na sub-aba "Comissões". Serão exibidas apenas as comissões do funcionário que estiver selecionado, mesmo que esteja aplicando o filtro Todos. Abaixo descrevemos cada um dos campos existentes nesta tela.

Pagamento de comissão
Resultados
1 - Código	É o código de cadastro do aluno.
2 - Aluno	O nome do aluno
3 - Pacote	O pacote referente que gerou a comissão.
4 - Parcela	A parcela que foi paga pelo aluno para liberar a comissão
5 - Data Matrícula	A data em que foi realizada a matrícula
6 - Valor	Valor da comissão a ser paga para o funcionário
7 - Data Liberação	A data em que foi liberado o pagamento da comissão
8 - Pagamento	A data em que foi paga a comissão
9 - Situação	Situação da comissão (Pendente/Liberada/Quitada)
10 - Comissão com base em:	Com base em qual cadastro foi gerado a comissão (Cadastro de funcionário ou Plano de pagamento)
Botões
A - Pagar	Irá pagar APENAS a comissão que estiver selecionada na área acima.
B - Pagar Todas	Irá pagar todas as comissões em exibição.
C - Imprimir Recibo	Imprime o recibo de todas as comissões em exibição.
D - Imprimir	Imprime um relatório com as informações em exibição.